Delegation coordination à Doha
L’accueil et l’organisation des délégations sont assurés par le Conseil lui-même, de l’arrivée de la délégation à son départ. La prestation couvre le programme quotidien et le calendrier des déplacements, l’accueil, les réunions et les visites, l’hébergement, le transport et l’interprétation, puis le suivi des besoins et des changements pendant toute la visite, par un interlocuteur unique.
Assuré par le Conseil
Le plan du projet
Premier aperçu des prestations du projet
7 prestations essentielles proposées pour ce type de projet, et 4 prestations complémentaires qui peuvent s’y ajouter. Vous pouvez modifier la sélection des prestations selon vos besoins.
Planification et objectifs
Définition des objectifs du projet, de son périmètre et de son public cible.
Établissement du calendrier des réunionsBusiness travel & professional visitsVisa application supportConditions et limites applicablesCoordination des participants
Coordination des intervenants, des invités, des délégations, des inscriptions et du protocole.
Gestion des délégations et des invitésProtocole et accueilTranslation & interpretationConditions et limites applicablesPublic relations & communicationsPilotage de l’exécution
Suivi de l’exploitation, de l’interprétation, de l’accueil, du transport et de l’hébergement.
Appui logistique le jour de l’événementAirport transfersChauffeur servicesHotels & accommodationLogistics supportMédias et documentation
Coordination de la couverture médiatique, de la photographie, des contenus et de la documentation.
Photography & media coverageAccompanying tours & programmesConditions et limites applicables
Public visé
Hosting bodies and visiting delegations that need a coordinated visit from arrival to departure.
Périmètre de la prestation
When a visit involves many guests and appointments, details matter. We build a programme that connects arrivals, meetings, accommodation and transport, with one point of coordination for schedule updates and delegation needs.
Livrables
- Daily itinerary and delegation movement schedule
- Arrival, meeting and visit coordination
- Accommodation, transport and interpretation arrangements
- Support for needs and changes during the visit
Qui réalise le travail
Assuré par le ConseilLe Conseil assure cette prestation directement, dans le cadre de son activité enregistrée de congrès et d’expositions. Il en conduit la coordination et le suivi, de la réception de la demande jusqu’à la livraison.
Les étapes de la demande
Choisissez une prestation précise, ou un ensemble de prestations réunies en un seul projet, selon vos besoins et vos priorités.
Ou contactez-nous directementInformations à fournir
- Visit objectives and organisations to meet
- Delegation size and required languages
- Arrival and departure dates
Questions fréquentes
Do you issue visas for delegation members?
No, visas fall outside this service and entry is decided by the competent authorities alone. What the council handles is the daily itinerary, the delegation movement schedule, reception and meeting coordination, and accommodation, transport and interpretation arrangements. The programme is built around arrival and departure dates once your side has confirmed them.
Can you arrange meetings with specific organisations we want to see?
Yes, arranging receptions, meetings and visits is central to the service, and it starts from your visit objectives and the list of bodies you want to meet. Whether a meeting is accepted, and when, is each organisation's own decision, so the delegation schedule is built on what is actually confirmed rather than on what was requested.
What languages does the delegation programme run in?
The council works in Arabic and English, and interpretation is arranged as part of the visit alongside accommodation and transport. Let us know at the outset which languages the delegation needs and how many members it has, since those two details shape the language arrangements before the programme is signed off.
What happens if something changes after the delegation has arrived?
Handling needs and changes during the visit is part of the service, and because the council runs the coordination itself you deal with one point of contact throughout. What can actually be changed depends on the availability of the venue or the party concerned, and we say so when the request is made rather than afterwards.
Demande de service : Delegation coordination
Envoyez les premiers éléments dont vous disposez. L’équipe concernée vous écrira au sujet des exigences et du périmètre de la prestation.